Основные элементы системы GTD поддерживали уже более чем one hundred приложений. Эти инструментальные средства в настоящее время варьируют от простых менеджеров списков до многопользовательских веб-служб, бесплатных и коммерческих, для всех популярных платформ и устройств. Большая часть этого программного https://deveducation.com/ обеспечения автоматизирует или улучшает процессы сбора, обработки, организации, обзора и действий.
Система документов должна быть лёгкой, простой и интересной. gtd система Даже единственный листок бумаги, если он нужен для справочной информации, должен получить свою собственную папку, если имеющиеся папки для него не подходят. Аллен предлагает одномерную, организованную в алфавитном порядке, систему хранения документов для того, чтобы быстро и просто восстанавливать необходимую информацию. Так, эксперты по тайм-менеджменту не рекомендуют совмещать интеллектуальные занятия. Например, одновременно писать письмо и текст для презентации не получится, так как в этих процессах задействованы одни и те же навыки. В обоих случаях нужно обрабатывать текстовую информацию, формулировать мысли и облекать их в слова.
Если на действие требуется менее чем две-пять минут, это должно FrontEnd разработчик быть немедленно сделано. Двухминутное правило обусловлено тем примерным временем, которое нужно, чтобы формально отложить действие. Следуя методу GTD, вы сможете разложить всё по полочкам и планомерно двигаться к достижению целей по каждому направлению. Также можно совмещать занятия, требующие разных навыков. Например, править дизайн-макет и одновременно слушать аудиозапись совещания.
Например, разговаривая по телефону с клиентом, не стоит параллельно делать презентацию. Необязательно делегировать работу конечному исполнителю. Ответственное лицо может перепоручить задание кому-то другому, для вас главное результат. Чтобы метод делегирования сработал, не нужно вмешиваться в процесс выполнения.
Действия
Каждую новую задачу нужно также анализировать по методу GTD и определять действия. Списки действий и напоминания будут мало полезны, если не делать обзор по крайней мере ежедневно, или настолько часто, насколько это возможно. Учитывая время, энергию и ресурсы, доступные в данный момент, нужно найти самую важную задачу, которая может быть сделана немедленно, и сделать её. Если Вы имеете привычку откладывать свои дела, всё закончится тем, что Вы будете делать простые задачи и избегать трудных. Один из методов решения этой задачи предложил Дэвид Аллен, американский консультант по тайм-менеджменту и личной продуктивности. Последний ключевой организующий компонент GTD — система документов.
Для контроля за элементами, ожидающими внимания, Аллен советует использовать набор списков. На уровне компаний метод GTD помогает повысить эффективность работы сотрудников, особенно в сочетании с автоматизированными решениями для продаж и технологичными инструментами для бизнеса. Для повторяющихся заданий ищите методы оптимизации, чтобы тратить на них меньше времени и сил. Например, для общения с клиентами удобно использовать чат-бот — с ним вам не придётся отвлекаться на мессенджеры и чаты в соцсетях для ответов на однотипные вопросы. Аллен считает крайне важным умение сконцентрироваться на том, что вы делаете прямо сейчас.
Вы Начинаете Хранить Информацию В Разных Местах И Приложениях
Аллен считает, что нужно удерживать полную концентрацию внимания только на одном деле. Невозможно достичь результата, выполняя одновременно несколько дел. Чтобы повысить продуктивность, нужно отдавать максимум внимания текущей деятельности. Собранную информацию нужно обработать, то есть рассортировать задачи. Таким образом, разум человека, освобождённый от запоминания того, что должно быть сделано, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, которые должны быть чётко определены и сформулированы заранее («какое следующее действие нужно совершить?»). Если резюме уже готово, то задача отправляется в подгруппу «Сейчас»; если нет — в подгруппу «В работу».
Календарь важен для контроля над встречами и поручениями; однако, Аллен рекомендует, чтобы календарь был зарезервирован только для тех вещей, которые должны быть сделаны в строго конкретный срок, или для встреч и поручений с заданным временем и местом. А дела должны быть зафиксированы в списках следующих действий, а не в календаре. Принимайте решения о требуемых действиях тогда, когда появляется дело — а не тогда, когда оно требует аварийного завершения. Организуйте по соответствующим категориям записи-напоминания о своих проектах и запланированным действиям по ним. Поддерживайте эту систему, пополняйте её и делайте её пересмотр так часто, чтобы в дальнейшем доверять даже своему интуитивному выбору действия (или не действия). На предыдущих этапах вы составили структурированный план.
- Система документов должна быть лёгкой, простой и интересной.
- Списки действий и напоминания будут мало полезны, если не делать обзор по крайней мере ежедневно, или настолько часто, насколько это возможно.
- Записывайте задачи в том порядке, в котором они приходят в голову или поступают к вам извне.
- Аллен считает крайне важным умение сконцентрироваться на том, что вы делаете прямо сейчас.
Пусть исполнитель самостоятельно выбирает удобные инструменты и способы решения проблемы. На этапе консолидации не нужно разносить дела по категориям. Записывайте задачи в том порядке, в котором они приходят в голову или поступают к вам извне. Дэвид Аллен утверждает, что для повышения эффективности нужно регулярно очищать мозг от лишней информации. Если не тратить ресурсы на попытки удержать всё в голове, можно высвободить больше энергии для генерации и воплощения идей. В соответствии с этим предсказанием, позднее произошёл «виртуальный взрыв» GTD — к апрелю 2008 г.
Мозг лишь имитирует параллельную работу над двумя задачами, но на самом деле постоянно переключается с одной на другую, что ведёт к усталости, снижению продуктивности и ошибкам. Аллен в своей книге упоминает, что для удобного поиска и структурирования информации лучше использовать папки, таким образом, все документы, относящиеся к одному проекту, будут находиться в одном месте. Даже если к проекту относится всего один документ, его всё равно лучше положить в папку, так как могут появиться и новые документы по этой теме. Любая организационная система бесполезна, если в ней слишком много времени тратится на организацию задач вместо физического их выполнения. Как утверждает Дэвид Аллен, если такую систему сделать простой для совершения необходимых действий, то человек будет менее склонен их откладывать или «перегружаться» слишком большим количеством «разомкнутых циклов».
Это позволяет более рационально расходовать время без ущерба качеству работы. Даже если задача кажется незначительной или на её выполнение требуется пара минут, её нужно сохранить. Другими словами, чем яснее разум, тем выше продуктивность. Чтобы очистить ум, в работе с информацией Аллен предлагает придерживаться алгоритма из пяти шагов. Методика применима в любой области ― от управления бизнесом до составления распорядка дня.
Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить в Центре. Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить. Следовательно, пункт «Устроиться на новую работу» нужно пометить как проект, перенести в него пункт «Отправить резюме в компанию N» и дополнить новыми задачами.
